Mesmo gestores mais experientes enfrentam sérios desafios ao tratar do gerenciamento de estoque de matéria-prima. Esse processo requer conhecimento avançado de toda a linha de produção de uma empresa, além de organização para aliar questões financeiras às necessidades de materiais para a produção.
O gerenciamento de estoque é de suma importância para qualquer ramo de negócio, visando controlar desperdícios, desvios, apurar valores para fins de análise, bem como, averiguar se houve demasiado investimento o que, consequentemente, compromete o capital de giro.
Assim, está evidente que um bom gerenciamento da compra dos materiais necessários para a produção, reflete na saúde financeira de qualquer empresa. Continue a leitura para saber mais sobre o que considerar ao gerenciar seu estoque de matéria-prima!
Saiba aqui como calcular a quantidade de matéria-prima a ser comprada
O que é relevante ao gerenciar o estoque?
Primeiramente, é importante dedicar tempo para pensar e organizar o processo de gerenciar seu estoque de matéria-prima. Materiais comprados em excesso podem gerar diversos transtornos, prejuízos e desperdícios.
Quanto mais investimento em matéria-prima, maior a capacidade de produção e maior a responsabilidade de cada setor da empresa em fazer girar o que foi produzido. Portanto, é preciso conciliar os objetivos dos departamentos de compra, de produção, de vendas e financeiro, através da administração de controles de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa.
Gerir o estoque de matérias-prima exige acompanhamento desde a emissão de pedidos aos fornecedores, até a entrega do produto que sua empresa desenvolve. É preciso avaliar constantemente os produtos disponíveis em estoque, bem como a qualidade desses produtos, além de estar atento ao trabalho desenvolvido pelo setor de logística e a relação com os fornecedores.
É preciso analisar todos os setores de produção da empresa, avaliando suas peculiaridades. Assim, será possível definir o que cada departamento necessita para operar com eficiência e definir estratégias de otimização das compras.
Gerenciando o estoque de matéria-prima
Para organizar um setor de controle de estoque, inicialmente, deve-se descrever suas principais funções:
- Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens.
- Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridades.
- Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-determinado.
- Acionar o departamento de compras para executar aquisição de material.
- Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades.
- Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a esse respeito.
- Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados.
- Identificar e retirar do estoque os itens danificados.
- Há que se considerar também particularidades de cada negócio. Podem existir aspectos a serem especificados antes de se montar um sistema de controle de estoque. Por exemplo, uma indústria pode ter que controlar mais de um tipo de estoque: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.
Dicas importantes
Primeiramente, é preciso fazer uma rigorosa seleção de fornecedores. Escolher empresas que garantam o fornecimento e a qualidade dos materiais é algo que demanda atenção. Faça uma planilha de cadastro das empresas fornecedoras, com os benefícios que cada uma delas oferece, formas de entrega, condições de pagamento, contatos e outros pontos que considerar importantes. Isso trará agilidade no momento da compra.
A organização dos materiais também é de suma importância, manter um ambiente organizado e limpo facilita o trabalho dos encarregados. Além disso, sujeira, umidade, espaço insuficiente, etc, comprometem a qualidade dos novos materiais, antes mesmo de serem utilizados na produção. É preciso verificar as condições específicas de armazenamento de cada material. Para se organizar melhor, crie um calendário de reposição de matérias-primas, utilizando notificações para que não se perca dinheiro com estoque de materiais vencidos.
Por fim , é necessário haver um sistema de identificação do estoque, onde todos os materiais serão catalogados. Há diversas formas de se fazer isso, de sistemas informatizados a arquivos impressos. É fundamental, contudo, que se registre tudo o que for utilizado, pois Isso ajuda a evitar que produtos sejam esquecidos e percam a utilidade, o que gera perda de recursos e de tempo. Caso a cadeia produtiva seja paralisada por falta de matéria-prima, os prejuízos serão incalculáveis.
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