O mapeamento de processos é o passo a passo de uma organização para desenvolver, planejar e gerir o fluxo de trabalho. Toda empresa, em dado momento, precisa traçar um mapa de processos que lhes permitirão observar de maneira clara os eventos para produção dos resultados finais.

Mapear processos auxilia a melhorar os métodos produtivos e compreender o funcionamento de cada etapa. Trata-se de uma importante ferramenta para análise de tarefas, definição de melhorias nos procedimentos em curso e, muitas vezes, implantação de novas estratégias.

Por que o mapeamento de processos é importante?

No mundo corporativo, agilidade no cumprimento de prazos e satisfação do cliente são características primordiais para a fluidez empresarial e sucesso do negócio. Para que isso aconteça, o mapeamento de processos é indispensável. 

O mapeamento é útil em processos de criação, qualificação ou de regulamentação da indústria de manufatura e serviços, como da ISO 9000 ou ISO 9001, medição de trabalho, incorporações, venda de operações comerciais, entre outros.

Um ponto de muita atenção deve ser a forma como o mapeamento é desenvolvido, pois isso pode ser determinante para que se obtenha resultados eficientes com essa implementação. Dessa forma, é preciso considerar as etapas de criação – entrada, processamento e saída – e uma série de outras ações que englobam esse trabalho.

O mapeamento de processos é a prática que visa entender as etapas de uma determinada atividade, com descrição de todos os materiais, pessoas envolvidas e produtos resultantes, até sua entrega final.

Tipos de Mapeamento de Processos

Como o próprio nome diz, o mapeamento de processos visa mapear procedimentos. Nada mais é que o mapa de atividades do seu negócio. Visa apresentar e comunicar a outras pessoas, de forma didática, as tantas tarefas que ocorrem dentro da sua empresa. Os 5 tipos mais comuns são:

1) Fluxograma de processos

É um dos tipos mais simples de mapeamento de processos. Conhecido também como flowchart, o fluxograma é o desenho simplificado de um processo usando determinados símbolos padronizados.

2) Fluxograma horizontal

O fluxograma horizontal foi criado para trazer mais detalhes e características um pouco mais complexas desse mapa. Nessa proposta, o fluxo de tarefas é contemporizado para uma matriz que indica, no eixo horizontal, quais os processos em andamento e, no eixo vertical, quem são os responsáveis pelas tarefas ou etapas de cada processo.

3) Mapofluxograma

Podemos dizer que esse é um dos tipos menos conhecidos de mapeamento de processos. Une o fluxograma de processos com o esboço de uma linha de produção. Dessa maneira, o fluxograma mostra o mapa da empresa junto do fluxograma dos processos produtivos onde há movimentação de materiais, apresentando ainda mais clareza no entendimento de cada etapa do trabalho. 

4) Diagrama sistemático UML

O diagrama Unifield Modeling Language (UML), que em tradução literal significa Linguagem de Modelagem Unificada, é uma norma internacional para o desenho de mapas de processos. A UML permite acompanhar o mapeamento do processo ao longo do tempo. 

5) BPMN

A sigla de Business Process Model and Notation é reconhecida internacionalmente como um dos mais usados tipos de modelagem de processos. A principal vantagem desse tipo de mapeamento é que ele apresenta o processo de forma intuitiva, clara e objetiva. O BPMN tem seus símbolos padronizados, com cores pré-definidas, que facilitam o entendimento do processo modelado.

Símbolos usados para mapear processos

Os símbolos usados no mapeamento de processos são chamados de símbolos de fluxogramas, formas de fluxogramas ou símbolos de diagramas de fluxo. Cada elemento utilizado em um mapa de processo é representado por uma figura específica.

Estes símbolos provém da linguagem de modelagem unificada (UML). Cada um deles se enquadra em uma categoria: símbolos de processamento de dados, de armazenamento de arquivos e informações, de entrada e saída, ramificação e controle de símbolos de fluxo e símbolos de processos e operações.

Normalmente, são utilizados elementos como círculos, caixas, retângulos, losangos, setas e símbolos ovais, para descrever os principais elementos do processo.

simbologia-de-fluxogramas

Como mapear os processos da sua empresa?

Em seguida você e sua equipe devem descrever o mapa atual, identificando e analisando os principais problemas.

O passo a passo é:

  1. Identifique a questão crítica
  2. Selecione o processo
  3. Selecione a equipe a ser envolvida
  4. Treine sua equipe
  5. Desenvolva um ou mais mapas atuais
  6. Identifique as desconexões (problemas)
  7. Analise as desconexões
  8. Desenvolva o mapa ideal (to be)
  9. Estabeleça medidas de controle
  10. Implante e monitore

No momento de escolha entre um processo e outro, vale a pena questionar: Por que é preciso mapear este processo? Qual a criticidade desse processo? Quais os riscos envolvidos nesse processo?

Respondidas essas perguntas, é hora de escolher e treinar sua equipe. Para que o mapeamento funcione é importante que os indivíduos compreendam detalhadamente todo o processo, tenham uma visão sistêmica e criativa, predisposição e iniciativa, e saibam trabalhar em grupo. Os colaboradores precisam ter uma participação ativa nas mudanças propostas e valorizar a oportunidade de se envolver no projeto.

Em seguida você e sua equipe devem desenvolver o mapa atual, identificando e analisando os principais problemas. Aliás, essa etapa de identificação dos problemas será extremamente necessária no momento de desenvolver o mapa ideal. Feito isso, será possível estabelecer medidas de controle, implantar e monitorar o(s) processo(s).

O mapeamento de processos tem potencial para apontar um novo norte à empresa e, consequentemente, aos profissionais envolvidos. O plano é implementar novas responsabilidades, com mudanças de comportamento que trarão novo ânimo ao grupo e aos negócios.

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