A Gestão de Processos envolve, primeiramente, a adoção de práticas que buscam o aperfeiçoamento constante dos processos organizacionais de uma empresa. Seu conceito une gestão de negócios e tecnologia de informação.

Os processos organizacionais referem-se às atividades repetitivas (de rotina), que diferem das decisões estratégicas, da alta direção. Uma gestão eficiente torna possível mapear, monitorar e controlar essas atividades visando melhoria contínua.

Segundo Cart Capote, esse conceito permite identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos de um negócio, sejam eles automatizados ou não.

Metodologias de Gestão de Processos

Existem duas principais metodologias ligadas a aplicação da Gestão de Processos em um negócio. São elas:

  • PDCA: promove melhoria contínua de acordo com quatro ações, conforme sua sigla, em inglês, que quer dizer: plan (planeje), do (execute), check (controle) e action (aja). Esse método permite identificar as causas de problemas e acionar soluções.
  • BPM (Business Process Management): esse termo refere-se à gestão de processos organizacionais. Geralmente, está ligado a um sistema de automação para gestão (BPMS – business process management system).

Porque a Gestão de Processos é importante?

Se bem feita, a gestão de processos permite que sua empresa consiga rever, melhorar e padronizar as operações do dia-a-dia. Isso porque ela coopera para adoção de práticas que integram as atividades, impulsionam seu negócio, facilitam a gestão e agregam valor ao produto ou serviço oferecido.

Além disso, pode proporcionar à empresa o alcance de um diferencial frente ao mercado no qual está inserida. Ao avaliar os métodos organizacionais e implementar uma estratégia consistente, será possível conferir simplicidade e agilidade aos processos.

No mundo do negócios, praticamente tudo o que é feito acontece através dos processos organizacionais. Por isso, torna-se de extrema importância entendê-los e investir nesse conceito visando melhoria contínua.

Benefícios para sua empresa

Com o que salientamos acima, é possível dizer que a gestão de processos pode resultar em vantagens como:

  • Redução de custos e melhor aproveitamento de tempo: este é um dos principais benefícios, pois processos bem organizados tornam as ações mais assertivas, o que otimiza tempo e reduz custos.
  • Maior qualidade de produtos: um processo bem organizado permite que você agregue valor ao seu produto ou serviço final.
  • Tomada de decisões qualificada: você também estará investindo na cultura organizacional de sua empresa. Com o monitoramento de métricas e indicadores, as decisões não são tomadas impulsivamente, mas com base em dados concretos.

A gestão de processos também permite a elevação do nível de satisfação dos clientes, investidores e colaboradores, bem como a flexibilização e rápido ajuste de processos conforme as mudanças da empresa (internas ou externas). Além disso, inclui a otimização de atividades (com a atribuição de responsabilidades e racionalização de recursos humanos, materiais, tecnológicos ou financeiros) e a redução do ciclo de duração dos processos. Confira mais sobre isso aqui.

Ferramentas da Gestão de Processos

Para implantar uma gestão de processos eficiente, será importante seguir alguns passos:

  • Mapeamento de processos: é utilizado para compreender e acompanhar as etapas da produção. Dessa forma, você avalia o que realmente tem valido a pena em seu negócio. Uma boa ferramenta são os mapas de gestão, que devem conter informações como: descrição detalhada das atividades, limites dos processos, resultado de cada um e a avaliação das etapas. Uma dica também é utilizar key Performance Indicators (KPIs) para realizar a avaliação de desempenho.
  • Tempo: para melhor aproveitá-lo, sua empresa deve fazer um bom gerenciamento. Assim, alcançará maior controle de atividades, alcance dos objetivos com mais segurança e precisão e elevação de desempenho financeiro. O cronograma de atividades é uma ótima ferramenta, nesse sentido. Com ele, você consegue planejar e organizar as atividades em ordem de prioridade. Algumas plataformas são o Excel e o MS Project.
  • Melhoria contínua: o Kaizen é um conceito que caracteriza um processo cíclico, que também envolve melhorar a cultura de uma empresa. Trata-se de uma filosofia de negócio que propõe melhorias envolvendo todos os setores.
  • Qualidade: o POP – Procedimento Operacional Padrão – é a ferramenta ideal na busca pela qualidade dos processos que envolvem a criação de um produto. Trata-se de um conjunto de instruções documentadas com informações de atividades repetitivas dentro de uma empresa.
  • Tecnologia: softwares de automação auxiliam na melhoria da produção, bem como na integração de processos e suporte aos profissionais, impactando positivamente os lucro. Da mesma forma, facilitam a comunicação interna e com o cliente e permitem sistematizar, organizar e gerenciar os processos de forma mais eficiente. Ao utilizar diferentes softwares de automação, será preciso integrá-los para se obter melhores resultados em agilidade e eficiência.

Conclusão

De acordo com o  Princípio de Pareto, 20% do nosso esforço resulta em 80% dos resultados. Dessa forma, se um empresário se dedica na realização de um bom planejamento, ou seja, na pré-produção, os resultados virão com mais força.

Além disso, a compreensão do conceito de gestão de processos poderá  impulsionar os negócios de sua empresa na busca por diferencial em meio a uma concorrência acirrada. Processos organizacionais bem definidos, planejados, monitorados e aperfeiçoados, certamente, resultarão em crescimento para sua empresa.

Investir nessa prática é tornar suas operações mais eficientes, fluidas, assertivas e racionais. Busque entender esses novos conceitos, não se acomode!

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