Todo gestor há de concordar que o planejamento de compras de insumos e matérias-primas não é algo simples de ser feito. É mais comum do que se imagina, que empresas e indústrias tenham de lidar com o problema de falta de matéria-prima para a produção de pedidos e consequente constrangimento perante seus clientes, pelo não cumprimento de prazos e todo o mais que decorre disso.

O planejamento de pedidos de matéria-prima (ou a falta dele) é considerado um dos processos mais críticos da indústria. Situações como a descrita acima podem ser evitadas com um bom planejamento de compra. Para isso é preciso haver sincronização de diversas áreas; varejo e fornecedores devem se comunicar de maneira efetiva, organizar números e quantidades, visando que os próximos passos funcionem de forma produtiva. A seguir, apresentaremos outros pontos a serem considerados sobre esse assunto, não deixe de ler.

Veja aqui o que considerar ao gerenciar seu estoque de matéria-prima

Definindo quantidades e fornecedores da matéria-prima

Antes de iniciar uma conversa com fornecedores ou fechar uma compra é fundamental ter clareza sobre quais as necessidades de sua empresa, levantar o tamanho do estoque, entender o fluxo de saída dos produtos e acompanhar períodos sazonais, onde as compras podem aumentar ou diminuir de forma bastante atípica em relação a média. Cada um desses fatores interfere diretamente no cálculo da quantidade de matéria-prima a ser pedida e, consequentemente, no preço e investimento a ser feito.

Toda a produção da indústria tem início na compra de matéria-prima. A maior dificuldade desse processo é definir quanto, quando e com quem comprar, de acordo com o valor gerado pelo consumo do produto fabricado. Para atender a demanda e planejar a compra de matérias-primas de forma mais assertiva, é necessário contar com informações do sell-out, ou seja,  da demanda do consumidor final.

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Determine os valores e prazos que sua empresa pode aceitar sem ser prejudicada, isso auxilia na negociação e oferece parâmetros, inclusive, para análise de reserva de emergências, no caso de falta de mercadorias ou aumento de demanda. Ao estabelecer valores máximos, sabe-se que a negociação pode fluir até esse teto, já que ambas as partes estão cientes dos limites para fechar o pedido.

Também é importante saber de antemão quais benefícios são mais vantajosos para o seu negócio. Por exemplo, saiba se vale mais a pena obter uma porcentagem de desconto ou menor prazo de entrega. Apesar do desconto parecer sempre uma opção mais vantajosa, prazos menores podem significar entregas mais rápidas aos consumidores e maior número de vendas, consequentemente.

Antecipando seus pedidos de forma organizada

Pedidos de matéria-prima não devem ser deixados para última hora. Além de depender da disponibilidade do fornecedor, sua empresa também fica refém dos prazos e preços, ou seja, as chances de negociação diminuem muito.

Negociações feitas com antecedência tendem a gerar custos menores, além de possibilitar que tanto sua empresa como seu fornecedor se organizem com mais precisão. Dessa forma, sua compra também se torna mais segura, pois contatos e prazos muito curtos não garantem que o fornecedor terá disponibilidade de entrega na quantidade que você precisa.

Conhecer bem seus fornecedores – serviços e produtos ofertados, benefícios oferecidos por cada um, valores e condições de pagamento, forma e prazos de entrega – é essencial para que você possa fazer uma boa compra e se antecipar em relação a concorrência. Também é importante para que se tenha oportunidade de otimizar o processo de gestão de fornecedores e orientar sua equipe de compras sobre qual a melhor escolha.

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O processo de antecipação de compra depende, basicamente, de organização. Não basta saber quais produtos sua empresa precisa adquirir ou até quando seu estoque vai durar sem abastecimento, é necessário levantar dados e cruzá-los. É importante que você tenha todas as informações necessárias antes de iniciar o contato com seus fornecedores, isso o conduzirá a fechar uma boa compra.

Certamente, será mais trabalhoso realizar um acompanhamento e estabelecer previsões antes das compras, mas esses passos significam redução de perdas de mercadorias e evitarão sobra e/ou falta de produtos em estoque, ou seja, sua empresa estará num caminho mais saudável.

Certifique-se de verificar todos os parâmetros necessários ao antecipar suas compras. Dessa forma, você conseguirá otimizar o processo e aumentar a produtividade, pois será possível cumprir os prazos acordados com os clientes e com isso cresce também sua credibilidade perante eles. Atente-se a essas questões e o processo de compra e venda será menos árduo e mais fluido.

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